Check-in i check-out u apartmanu: upute, predaja ključeva i samostalni dolazak

Koje vrijeme prijave i odjave postaviti

Vrijeme prijave i odjave nije proizvoljno: ono je posljedica vremena potrebnog za čišćenje i pripremu objekta između dva boravka. Za standardni apartman od 40 do 60 kvadrata s promjenom posteljine realno je računati 90 do 150 minuta, uz veći raspon kada isti dan imate više izmjena.

U hrvatskom privatnom smještaju najčešća kombinacija je prijava od 14 ili 15 sati i odjava do 10 ili 11 sati. Taj razmak od tri do pet sati u praksi je minimum kada čišćenje radite sami.

Ako imate više jedinica u istom objektu, rasporedite vremena tako da se izmjene ne poklapaju. Dvije izmjene u isto vrijeme redovito znače da druga jedinica kasni, a kasni check-in je najčešća pritužba u recenzijama.

Ranu prijavu i kasnu odjavu tretirajte kao uslugu, a ne kao pravo. Odobrite ih kada raspored dopušta, po mogućnosti uz simboličnu naknadu ili kao pogodnost za izravne rezervacije.

Što poslati gostu prije dolaska

Većina problema na dan dolaska nastaje zbog informacija koje gost nije imao, a ne zbog objekta. Poruka poslana dva do tri dana prije puta rješava ih unaprijed, a šalje se na jeziku na kojem je gost rezervirao.

Poruka ne treba biti duga. Treba sadržavati točnu adresu i lokaciju na karti, upute za parkiranje, vrijeme prijave i način preuzimanja ključa, kontakt broj i molbu da vas obavijeste o približnom vremenu dolaska.

• Točna adresa i poveznica na kartu, uz napomenu ako navigacija vodi na krivo mjesto.
• Parkiranje: gdje točno, je li mjesto rezervirano i vrijedi li za sve vrste vozila.
• Vrijeme prijave i način preuzimanja ključa (osobno ili sef sa šifrom).
• Podsjetnik da za prijavu trebate osobne iskaznice ili putovnice svih gostiju, uključujući djecu.
• Naziv WiFi mreže i lozinka, kućni red u nekoliko kratkih točaka i kontakt za hitne slučajeve.
• Kratka preporuka za prvu večer — najbliži dućan, pekara, plaža. Košta ništa, a redovito se spominje u recenzijama.

Isti sadržaj ostavite i u objektu, tiskan i uvezen. Gost koji je izgubio poruku traži informaciju u stanu, ne u e-mailu.

Samostalni check-in: sef, šifra i kada ima smisla

Samostalni dolazak rješava najveći operativni problem sezone: goste koji stižu izvan radnog vremena zdravog života. Trajekt, let s kašnjenjem i kolona na granici ne poštuju vaš raspored.

Najjednostavnije rješenje je sef za ključeve na fiksnom mjestu, sa šifrom koju mijenjate između gostiju. Pametna brava sa šifrom po boravku udobnija je i skuplja, ali traži stabilan internet i rezervni plan kada nestane struje.

Bez obzira na način, samostalni dolazak ne ukida obvezu prikupljanja podataka s isprava. Rješenje je da gost podatke unese unaprijed preko sigurne poveznice, a vi ih pri dolasku samo provjerite.

Za samostalni dolazak obavezno pripremite i 'plan B': tko je dostupan telefonom, gdje je rezervni ključ i što gost radi ako brava zapne. Jedan takav slučaj po sezoni statistički je gotovo siguran.

Povezivanje s prijavom u eVisitor

Zakon o turističkoj pristojbi traži prijavu gosta u sustav eVisitor u roku od 24 sata od dolaska i odjavu u roku od 24 sata od odlaska. Rok teče od stvarnog dolaska, ne od ponoći ili datuma iz rezervacije.

Zato check-in i prijava trebaju biti jedna radnja, a ne dvije. Dok su isprave pred vama, podaci se prepisuju točno; kasnije se prepisuju po sjećanju ili iz poruka, što je najčešći uzrok ispravaka.

Kod samostalnog dolaska najbolji je redoslijed obrnut: gost podatke unosi prije puta, vi ih pri dolasku provjerite s ispravom, a prijava se dovršava istog dana.

Djeca se prijavljuju kao i odrasli. Dob utječe na iznos turističke pristojbe, ne na obvezu prijave.

Odjava je jednako obvezna kao prijava. Zaboravljena odjava ostavlja gosta 'u objektu' i kvari podatke o noćenjima na kojima se temelji obračun pristojbe.

Odlazak: primopredaja bez neugodnosti

Odlazak je trenutak kada se rješavaju kaucija, eventualna šteta i posljednji dojam. Zato ga vrijedi standardizirati jednako kao dolazak.

Napišite u kućnom redu što očekujete pri odlasku: odnijeti smeće, oprati suđe ili ga staviti u perilicu, ostaviti ključeve na dogovorenom mjestu i javiti kada ste otišli. Ne tražite generalno čišćenje — za to naplaćujete naknadu.

Pregled objekta radite prije dolaska sljedećeg gosta, ali isti dan. Fotografija stanja pri primopredaji rješava svaki kasniji spor oko kaucije, a traje minutu.

Kaucija se vraća u roku navedenom u uvjetima. Ako zadržavate dio zbog štete, obrazložite pisano i priložite fotografiju — to je razlika između neugodne situacije i loše recenzije.

Nekoliko dana nakon odlaska pošaljite kratku zahvalu s molbom za recenziju. Zamolba poslana u pravo vrijeme mjerljivo povećava broj recenzija, a recenzije su najjeftiniji marketing koji imate.

Kako to rješava MojPorat

MojPorat vodi dane dolaska i odlaska u jednom kalendaru i posebno označava dan kada se check-out i check-in događaju isti dan, tako da izmjene ne iznenade.

Pregled izmjena pokazuje sve dolaske i odlaske za sljedeća dva tjedna i može se podijeliti s osobom koja čisti putem poveznice bez prijave u sustav.

Upute prije dolaska, potvrda rezervacije i zahvala nakon boravka šalju se automatski, na hrvatskom, engleskom ili njemačkom, a podaci gostiju prikupljaju se putem sigurne poveznice i pripremaju za prijavu u eVisitor.